Como usar o Storytelling na Gestão de Projetos

O uso do storytelling no meio corporativo vem ganhando cada vez mais força, devido a complexidade que as organizações tem enfrentado em gerenciar as expectativas de todas as partes interessadas envolvidas no negócio. Em ambientes de projetos, onde a turbulência é muito maior, a complexidade aumenta ainda mais. Porém, muito pouco se fala sobre como usar o storytelling na gestão de projetos.

É por isso que nesse artigo nós vamos apresentar três formas que os Gerentes de Projetos podem tornar o storytelling uma poderosa ferramenta de comunicação.

O que é Storytelling?

O storytelling é uma técnica de contar histórias que tem como objetivo final se conectar emocionalmente com outras pessoas. Para isso, um storyteller precisa saber construir uma narrativa com começo, meio e fim, para que assim as pessoas consigam acompanhar e se engajar com a jornada que ela está sendo apresentada.

No meio corporativo, o storytelling ganhou força quando as empresas passaram a perceber que elas poderiam conseguir criar uma conexão muito mais profunda com seus clientes se eles conhecessem a história da empresa e dos produtos que ela comercializa.

Vários exemplos de sucesso com o uso do storytelling podem ser detacados. E se você quiser conhecer esses exemplos, dê uma olhadinha no podcast abaixo antes de prosseguir com o artigo.

Por mais que o storytelling seja bastante utilizado em vendas, essa técnica não se limita apenas a isso. Na gestão de projetos, existem inúmeros desafios que os Gerentes de Projetos podem superar com a aplicação do storytelling. Destacamos aqui três deles.

1 - Para gerenciar as expectativas das partes interessadas

Uma das grandes dificuldades que os Gerentes de Projetos enfrentam acontece logo no início do projeto. Na maioria dos casos, os Gerentes de Projetos recebem a demanda e já começam a pensar em questões gerenciais, como quem fará parte da equipe, quais são os principais riscos, e quais são os prazos e custos que precisam ser atendidos.

Mas em nenhum momento eles pensam em construir uma narrativa para sensibilizar as partes interessadas do projeto, para que assim potenciais focos de resistências possam ser mitigados.

Em projetos corporativos isso acontece com demasiada frequência. Muitas partes interessadas envolvidas nesses tipos de projetos acabam por sabotar os projetos apenas porque elas criaram suas próprias narrativas. Essas narrativas podem estar relacionadas a perda de poder, de influência ou simplesmente por divergência de objetivos.

O fato é que se o Gerente de Projetos não criar uma narrativa oficial para contar a história do seu projeto, as partes interessadas criarão as suas próprias. Ou seja, ao controlar a narrativa do projeto, você acaba controlando as expectativas das partes interessadas.

2 - Para mediar e administrar conflitos

Além de gerenciar as expectativas das partes interessadas, um outro benefício que o storytelling pode trazer para os Gerentes de Projetos é mediar e administrar conflitos entre elas. Isso porque histórias tem um poder incrível de conectar pessoas, como já falamos anteriormente.

Sempre que há conflitos de expectativas entre as partes interessadas, contar histórias relembrando fatos passados, demonstrando como alguma situação difícil foi superada, e quais foram os aprendizados que as pessoas envolvidas tiveram ao final do episódio, sempre acaba acalmando o coração dos envolvidos.

Por isso, o Gerente de Projetos precisa estar sempre usando experiências de projetos passados para demonstrar para as partes interessadas que a situação que está sendo vivida no projeto atual pode ser superada, assim como foi feito em projetos passados.

Isso não quer dizer que todos os projetos passados devem sempre ter um final feliz para que o storytelling seja usado. Na verdade, para usar bem o storytelling, os projetos deverão ter gerado algum aprendizado. E contar a história desses aprendizados acaba sendo algo poderoso na administração de conflitos. Isso nos leva ao último ponto.

3 - Para registrar lições aprendidas

Para que os Gerentes de Projetos e as organizações consigam acumular uma base de conhecimento cada vez maior, é necessário que as lições aprendidas sejam registradas com frequência. Esse é mais um benefício que o storytelling pode trazer para os Gerentes de Projetos.

Uma coisa muito comum que acontece ao final dos projetos é liberar as pessoas envolvidas no projeto para a operação ou para outros projetos. E isso é um grande erro, pois o bem mais valioso que o projeto pode deixar para a organização é justamente o aprendizado que as pessoas tiveram naquele projeto.

Nesse sentido, ao invés dos Gerentes de Projetos fazerem reuniões que acabam sempre se tornando uma "lavação de roupa suja", eles podem usar o storytelling para reunir essas lições.

Nesse sentido, o projeto pode prever, por exemplo, um orçamento para que os membros da equipe ou os clientes do projeto possam dar um depoimento final em formato de vídeo. Esses vídeos, além de deixarem um registro histórico em um formato muito mais dinâmico do que se eles forem feito em papel, ainda podem trazer uma conexão muito mais profunda entre os envolvidos do projeto, o que acaba fazendo com que o aprendizado seja muito mais eficaz.

Concluindo...

O storytelling é sem sombra de dúvidas a ferramenta mais poderosa que existe para fazer com que as pessoas se conectem entre si. Por isso, quem domina essa arte tem uma vantagem profissional enorme perante aos profissionais que desconhecem essa técnica.

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