Kanban na Gestão de Projetos: Como montar?

O Kanban é uma ferramenta de gestão visual, voltada para controle de atividades e tarefas, que mais se popularizou dentro do meio corporativo. Porém, por mais que seja uma ferramenta muito intuitiva, a maioria das pessoas ainda usa o Kanban da forma errada. E na gestão de projetos isso não é diferente.

Por isso, nesse artigo nós vamos mostrar os 5 passos para montar um quadro Kanban da maneira correta, e assim ajudar gerentes de projetos a tornar seus projetos mais ágeis e mais eficientes.

Como surgiu o Kanban?

O quadro Kanban é uma das várias ferramentas presentes dentro do kit de soluções do Sistema Toyota de Produção, que ficou conhecido no Ocidente como Lean Manufacturing.

O Kanban tem como objetivo simplificar o controle de produção por meio da gestão visual, permitindo assim que as pessoas consigam ver claramente como está o andamento das tarefas. Foi por isso que essa ferramenta ficou tão popular e passou a ser utilzada fora da administração da produção.

Uma das áreas que adotou o Kanban como ferramenta foi a de gerenciamento de projetos, especialmente as chamadas metodologias ágeis, que bebem muito da fonte da filosofia Lean. Substituindo os tradicionais cartões kanban por post-its, os usuários dos métodos ágeis tornaram o o quadro Kanban algo muito popular entre os agilistas.

Como funciona o Kanban?

O uso do Kanban é extremamente simples. Basta você criar um quadro com várias colunas e preenchê-los com cartões. Esses cartões são o Kanban. Assim, as colunas representam as etapas do processo que você quer gerenciar e os cartões representam as atividades a serem feitas. Desta forma, o usuário do quadro Kanban deve mover cada cartão da esquerda para direita, a fim de acompanhar em qual etapa do processo a atividade se encontra.

Devido a simplicidade do uso do Kanban, porém, houve inevitavelmente uma banalização da ferramenta. Muitas pessoas achavam que usar o Kanban seria suficiente tanto para gerenciar projetos, quanto para ser ágil. E com isso, muitas pessoas usam o Kanban, mas não conseguem resolver seus problemas de gestão de projetos.

Com isso em mente, vamos destacar abaixo os 5 passos que precisam ser feitos para que o Kanban seja aplicado corretamente na gestão de projetos. Fazendo isso, você verá que seus projetos serão muito mais ágeis do que eles são atualmente.

Passo 1: Divida seu projeto em células

A primeira coisa que você deve fazer ao utilizar o Kanban é dividir o seu projeto em células. Muitos acham que a divisão do quadro Kanban deve ser pelas etapas de desenvolvimento do produto. Só que ao fazer isso você está usando o Kanban com uma mentalidade de produção empurrada, e não de produção puxada.

Na produção empurrada, as etapas de desenvolvimento de produtos são totalmente dependentes umas das outras. Por isso essas etapas acabam sendo feitas em sequência. Já na produção puxada, a ideia é que essas dependências sejam quebradas, pois a dependência de etapas faz com que o sistema como um todo fique muito engessado e intolerante a falhas.

Com isso, dizemos quando dizemos que o projeto deve ser dividido em células, estamos dizendo que cada pessoa ou time irá desenvolver uma parte do produto final sem ter que depender de uma outra pessoa ou time. Ou seja, um não atrasa o outro, cada pessoa ou time é independente para fazer o seu trabalho.

Fazendo assim, você ganha em eficiência, já que vários trabalhos podem ser feitos em paralelo. O desafio, nesse sentido, cabe diretamente ao Gerente de Projetos. Ele será o responsável por coordenar todas essas partes do projeto e fazer com que ao final todas elas se encaixem entre si.

Passo 2: Organize e priorize as entregas

Como vimos no primeiro passo, o uso do Kanban faz com que o Gerente de Projetos entre em um paradoxo. Ao mesmo tempo que ele pode ganhar em eficiência, ele pode aumentar a complexidade da sua gestão.

É por isso que muitos Gerentes de Projetos preferem usar o processo de desenvolvimento de produtos mais sequencial, com a produção empurrada. E isso é válido, pois ele é muito mais seguro. Mas há de se ressaltar aqui que existe uma técnica que reduz a complexidade que a divisão do projeto em células traz: o uso de cores.

Vamos imaginar aqui que o nosso projeto possui 3 equipes de desenvolvimento de produtos, cada uma em sua célula. Como dito antes, essas equipes irão trabalhar de forma independente, sem precisar umas das outras. Isso significa que umas podem ser mais produtivas do que as outras. O que pode acontecer a partir daí, é que em um determinado momento do projeto uma equipe pode ficar mais adiantada do que a outra, fazendo com que elas estejam trabalhando em entregas distintas.

Para que o Gerente de Projetos não se perca nessas entregas, ele deve organizar e priorizar essas entregas por cores. Assim, pelo uso das cores, ele saberá exatamente em qual entrega a equipe estará trabalhando naquele momento. E isso será de grande ajuda quando ele tiver que encaixar todas as partes do projeto.

Passo 3: Defina o tamanho do trabalho

A terceira coisa que o Gerente de Projetos precisa fazer para que o Kanban funcione corretamente, é definir qual é o trabalho máximo que uma equipe consegue fazer em um determinado período.

Para que o Gerente de Projetos consiga fazer isso, ele precisa definir "caixas de tempo" fixas para as pessoas realizarem seus trabalhos. Nesse sentido, a pergunta que o Gerente de Projetos faz a suas equipes quando ele está levantando as estimativas de tarefas, muda drasticamente.

Em projetos mais tradicionais, com a produção empurrada, o Gerente de Projetos normalmente pergunta a sua equipe: "Quanto tempo vocês levarão para fazer essas tarefas?". Perceba que nesse caso, o Gerente de Projetos está tornando o tempo algo variável, pois a equipe pode responder qualquer prazo que ela julgar necessário. E isso acaba dificultando demais a precisão das estimativas.

Mas com a produção puxada, o Gerente de Projetos faz a pergunta a sua equipe de uma outra forma. Ele deve perguntar: "O que vocês conseguem entregar em X dias?". Perceba que nesse caso, o Gerente de Projetos torna o tempo fixo, focando-se mais na negociação da entrega do que na negociação do prazo. Logo, há uma precisão muito maior quanto as estimativas das entregas, além da certeza de que naquele período alguma entrega será feita.

Assim, o Gerente de Projetos deve definir no seu projeto o tamanho dos ciclos de entregas. E as equipes devem ficar cientes de que elas deverão finalizar todas as tarefas que compõem aquela entrega dentro daquele ciclo. Esses ciclos podem variar de um projeto para o outro. Porém, a boa prática diz que esses ciclos não devem ser longos, eles devem durar no máximo 30 dias.

Passo 4: Garanta os recursos para o trabalho

O quarto passo a ser dado pelo Gerente de Projetos é o de garantir que todos os recursos que as suas equipes precisam para realizar o trabalho planejado estejam no lugar certo, na hora certa e na quantidade certa. Dentro da filosofia Lean isso é chamado de Just in Time.

Esse é o passo mais sensível para o Gerente de Projetos, já que aqui toda sua habilidade de coordenação é colocada em prática. Até porque, de nada vai adiantar você dividir o seu projeto em células se essas células ficarem ociosas.

Nesse sentido, os Gerentes de Projetos precisam entender que a divisão do projeto em células resolve o problema da ociosidade das equipes por meio da eliminação das dependências entre as etapas. Porém, o risco de ociosidade pela falta de recursos ainda persiste. Assim, quando o Gerente de Projetos libera um trabalho para uma equipe fazer, ele precisa garantir que essas equipes tenham todos os recursos disponíveis para trabalhar, sejam eles pessoais, materiais ou financeiros.

Passo 5: Faça uma coisa de cada vez

Por fim, a última coisa que o Gerente de Projetos precisa estar atento para fazer o Kanban funcionar corretamente, é não deixar que suas equipes acumulem trabalhos em paralelo. Isso é chamado dentro da filosofia Lean de One Piece Flow, ou Fluxo Contínuo.

Aqui, o Gerente de Projetos deve resistir a tentação de ficar empurrando mais trabalho para as equipes antes delas terem concluído o trabalho anterior. O sucesso da filosofia Lean está justamente em medir a quantidade de trabalho está sendo concluída, e não quantidade de trabalho que está em andamento.

Assim, o Gerente de Projetos precisa achar o ritmo certo daquela equipe e respeitar o seu tempo para fazer as coisas. Até porque, algumas equipes levam mais tempo do que as outras para que seus membros se acostumem a trabalhar uns com os outros. Se esse tempo de adaptação for respeitado, a chance da equipe aumentar sua produtividade ao longo da sua jornada é bem alta.

Concluindo...

A mensagem que você deve absorver daqui é que nenhuma ferramenta sozinha fará com que seus projetos sejam mais ágeis. E o Kanban é mais um exemplo disso. As ferramentas são apenas meios para executar processos. Desta forma, é importante que tais processos sejam dominados para que as ferramentas sejam mais eficazes.

Assim, se você quiser saber como usar o Kanban para trazer a agilidade para dentro dos seus projetos, venha conhecer o nosso curso Gestão de Projetos com Mentalidade Ágil. Nesse curso, você vai entender como tornar seus projetos mais ágeis, independentemente do método que você escolher.